Zuständig für die Bearbeitung der Ordensanregungen für Niedersächsische Bürgerinnen und Bürger ist die Niedersächsische Staatskanzlei.
Jede/r kann die Verleihung des Verdienstordens an eine andere Person anregen. Die Anregung erfolgt formlos. Sie ist jedoch schriftlich erforderlich (auch per E-Mail möglich) und sollte folgende Angaben über die vorgeschlagene Person enthalten:
Wer seine eigene Auszeichnung anregt, kann nach den ordensrechtlichen Vorschriften nicht mit einer Verleihung des Verdienstordens rechnen. Auch kann der Verdienstorden nicht posthum verliehen werden.
Formelle Ordensvorschläge unterbreiten dem Bundespräsidenten die Regierungschefs der 16 Länder für ihre "Landeskinder", der Bundesminister des Auswärtigen für Ausländer oder für Deutsche mit Wohnsitz im Ausland und der jeweilige Bundesminister für seine Bediensteten. Der Bundespräsident stützt seine Entscheidung grundsätzlich auf ihre Prüfungsergebnisse und Anträge und nimmt Ordensverleihungen nur im Konsens mit ihnen vor.